Pouvons-nous rendre les réunions de travail plus supportables ?

Les réunions de travail peuvent parfois être incroyablement puissantes. Comme celle que Jaime Teevan, scientifique en chef chez Microsoft, a eue il y a quelques années avec son directeur général Satya Nadella et Sam Altman, fondateur de la société d’IA de premier plan OpenAI. Cela a eu un tel impact viscéral sur Mme Teevan qu’après coup, elle s’est assise dans sa voiture et a hurlé, exaltée par la possibilité de l’IA.

La réunion était une démonstration du potentiel du chatbot AI ChatGPT d’OpenAI, et a convaincu Mme Teevan que l’IA pourrait être sur le point de transformer de nombreuses choses, y compris les réunions.

Cependant, alors que Mme Teevan se souviendra longtemps de cette réunion de travail spécifique, pour la plupart d’entre nous, de telles rencontres avec des collègues peuvent être fastidieuses. Elon Musk a déjà dit que « les réunions excessives sont le fléau des grandes entreprises et empirent presque toujours avec le temps ». Peu seraient en désaccord.

Pourtant, 72 % des réunions sont inefficaces, selon une étude mondiale. Et votre activité cérébrale diminue lorsque vous participez à une réunion Zoom, selon un rapport de chercheurs de l’Université de Yale aux États-Unis et de l’University College London au Royaume-Uni.

Cependant, en raison de la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises et organisations ont été contraintes de déplacer leurs réunions en ligne en 2020, avec tout le monde assis devant une webcam. Et qu’on les aime ou qu’on les déteste, les réunions vidéo sont là pour rester, via des plateformes telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet.

Mme Teevan affirme que ce changement a été « fortuit » car il a « créé l’opportunité pour l’IA d’avoir un impact positif sur nos réunions ». Les trois grands fournisseurs de technologies de réunions vidéo pensent certainement que c’est le cas, et offrent désormais aux utilisateurs des assistants alimentés par l’IA. Zoom a AI Companion, Teams a Copilot, et Meet a Duet AI.

Les fonctions en expansion rapide comprennent déjà l’IA transcrivant la réunion pour vous, suggérant des questions que vous pourriez poser, résumant la réunion en points, vous rappelant qui d’autre est présent, ou même dans le cas de Meet – son AI assistant assiste à une réunion en ligne en votre nom.

Husayn Kassai, fondateur de la start-up londonienne Quench AI, qui fabrique un logiciel de formation alimenté par l’IA, prédit que dans le futur, « tout le monde dans la main-d’œuvre aura un certain type de coach IA les accompagnant » aux réunions.

« Les réunions seront beaucoup plus productives, car nous irons beaucoup mieux informés et capables de faire des jugements utiles et plus précieux », affirme M. Kassai. Il prédit également que l’IA agira comme un modérateur, offrant des retours après la réunion, voire soulignant les choses que les humains dans la salle se sentent incapables de dire.

Mme Teevan affirme que Copilot a déjà « un impact assez significatif » sur les réunions vidéo des personnes. « Les gens peuvent résumer les réunions quatre fois plus rapidement. »

Pourtant, comme l’ont indiqué de nombreux rapports au cours de l’année écoulée, l’IA n’est pas encore infaillible, et peut faire des erreurs, ou comme on les appelle aussi, des « hallucinations ».

En réponse à l’ancien adage « garbage in, garbage out », Mme Teevan affirme que Microsoft travaille actuellement beaucoup pour s’assurer que le « prompting » d’IA de Copilot est aussi bon que possible. Le prompting d’IA fait référence à l’IA donnant la meilleure réponse possible à la question de l’utilisateur.

La psychologue d’entreprise Jess Barker dit qu’il est facile de comprendre pourquoi tant d’entre nous n’aiment pas les réunions de travail. « Les données suggèrent, comme le fait notre expérience, que la plupart des réunions sont chronophages et inefficaces. »

Elle n’est également « pas convaincue que le niveau général de frustration disparaîtra complètement » grâce à l’IA. « Je pense que nous pourrions continuer à être frustrés par les réunions, mais pour des raisons différentes – comme, l’irritation envers la personne A qui ne se présente jamais à la réunion du lundi matin, mais qui demande plutôt à l’outil IA d’y assister à sa place. Ou l’irritation envers la personne qui arrive en retard à chaque réunion, et utilise l’outil IA pour se mettre au courant de ce qu’elle a manqué jusqu’à présent. Je peux comprendre comment cela pourrait entraîner une augmentation du ressentiment et de la méfiance entre collègues. »

Pourtant, Mme Teevan de Microsoft est convaincue que l’IA aidera à améliorer les réunions. « Cela peut aider les gens à se sentir moins dépassés, à les aider à démarrer et à cocher des éléments de leur liste. Et cela peut aider à générer des idées, à voir les choses sous un angle nouveau et à obtenir un soutien là-bas. »